Comptabilité : Livres et autres documents comptables

Comptabilité : Livres et autres documents comptables

L'organisation de la comptabilité est destinée à garantir la fiabilité des informations fournies et leur disponibilité en temps opportun. En effet, la comptabilité doit être organisée de telle sorte qu'elle permette :

• de saisir, classer et enregistrer les données de base chiffrées;
• d'établir en temps opportun les états prévus ou requis;
• de fournir les états de synthèse;
• de contrôler l'exactitude des données et des procédures de traitement.

Les principaux documents comptables obligatoires sont :

1. le journal où les opérations sont enregistrés jour par jour, soit sous forme de récapitulations au moins mensuelles des totaux de ces opérations, à condition de conserver tous les documents permettant de les reconstituer jour par jour;
2. le grand livre qui reprend les écritures du journal mais en suivant une classification par comptes indivituels et collectifs. Chaque compte faita apparaître distinctement le solde au début de l'exercice, le détail des mouvements "debit" et "crédit", ainsi que son solde en fin de période.
   
3. l'inventaire, qui est un suppport dans lequel sont transcrits le bilan et le CPC de chaque exercice
   
4. La balance est un état récapitulatif faisant apparaîte, pour chaque compte, le solde au début de l'exercice, les cumuls des mouvements "débit" et "crédit" et son solde en fin de période.
5. les états de synthèse, annuels, établis à la clôture de l'exercice et dont les deux principaux sont le bilan, qui fait état à l'actif des biens de l'entreprise et au passif de la façon dont ils sont financés et le CPC, qui confronte les charges et les produits en les classant selon leur nature : charges et produits financiers, exceptionnels ou liés directement au cycle d'exploitation. Il renvoie l'image synthétique de l'activité pendant l'exercice écoulé. Le résultat qui est la différence entre les produits et les charges peut être bénéficiaire ou déficitaire. Il fait ainsi apparaître le bénéfice ou la perte de l'exercice. Le résultat est repris au passif du bilan, avec le signe moins s'il s'agit d'une perte.

Schématiquement, le journal et le grand livre permettent d'avoir une vision de la gestion de l'entreprise et de s'assurer de sa régularité. Les états de synthèse renseignent sur la santé de l'entreprise : le résultat traduit la rentabilité de l'entreprise pour l'année écoulée et le bilan permet d'analyser la situation patrimoniale de l'entreprise. Mais les documents de synthèse autorisent aussi une véritable analyse de la gestion et des finances de l'entreprise.

Le résultat permet de calculer ce qu'il est convenu d'appeler des soldes intermédiaires de gestion, qui mettent en évidence les étapes de la formation du résultat. Ils traduisent la rentabilité de l'entreprise. Les plus importants sont : la marge commerciale qui correspond à la différence entre les ventes et le coût d'achat des marchandises ; la valeur ajoutée qui correspond à la différence entre la production et les biens et services en provenance de tiers et nécessaire à la réalisation de cette production. C'est la richesse créée par l'entreprise et que l'on appelle communément la richesse vive ; l'excédent brut d'exploitation qui représente le résultat brut, c'est-à-dire le résultat avant paiement des charges financières, des amortissements, des éléments exceptionnels et de l'impôt sur les bénéfices. C'est aussi un indicateur financier car il permet d'avoir une première idée de la capacité de l'entreprise à s'autofinancer.

Le bilan permet de calculer, après certains redressements, des ratios indiquant la liquidité de l'actif de l'entreprise, c'est-à-dire la possibilité de réaliser une certaine partie de l'actif (de vendre des biens) pour faire face au passif exigible (les emprunts à échéance) et son autonomie financière donc la comparaison entre les dettes à long et moyen terme et les capitaux propres. Ces ratios sont particulièrement utiles pour évaluer le risque de faillite et les créanciers exigent habituellement que le ratio d'autonomie financière soit supérieur à un.

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